Una delle cose che apprezzo di più delle vacanze e in particolare di quelle estive, è avere finalmente il tempo per leggere alcuni dei numerosi libri che acquisto durante l’anno.

Un libro che ho letto con grande interesse è The five disfunctions of a team (in italiano è tradotto in “La guerra dei team”) di Patrick Lencioni, uno degli autori più prolifici sui temi di business management e in particolare sul tema della gestione dei team in ambito organizzativo.

Uno dei punti di forza del libro è il fatto che tratta una delle sfide più complesse della gestione aziendale, quello del vero lavoro di squadra, attraverso il racconto di un “case study” inventato, ma molto realistico, in cui qualunque team aziendale si può facilmente immedesimare.

Quello che mi ha colpito è il fatto che la prima edizione del libro è stata scritta esattamente 20 anni fa, un periodo in cui il successo di un’azienda veniva attribuito principalmente al carisma ed alla leadership di un unico uomo al comando (un esempio per tutti è stato Jack Welch di General Electric).

Già la prima frase del libro chiarisce il pensiero innovativo dell’autore:

“Non la finanza. Non la strategia. Non la tecnologia. E’ il lavoro di squadra il vero vantaggio competitivo, sia perché è così potente, sia perché è così raro.”

Oggi qualunque manager si dichiarerebbe in sintonia con questa affermazione, ma nonostante i corsi di teambuilding, gli experience outdoor e il tempo investito in formazione d’aula e sul posto di lavoro, il tema della scarsa efficacia dei team (rispetto al potenziale ed all’energia che in condizioni ottimali sarebbe in grado di esprimere), rimane un problema ancora irrisolto.

Facendo riferimento allo sport ci può venire in mente una squadra particolarmente performante che ha raggiunto risultati di gran lunga superiori rispetto al valore ed al potenziale dei singoli giocatori.

In questo senso è esemplificativo il film “L’arte di vincere” in cu Bratt Pitt interpreta un manager di una squadra di baseball senza soldi che, acquistando giocatori sottovalutati in giro per gli Stati Uniti e facendone una squadra coesa e vincente, riesce a competere con squadre molto più ricche e più forti.

Ma al contrario di quello che pensava Angelo Massimino, per 25 anni presidente del Catania calcio, l’amalgama di una squadra non si compra come se fosse un qualunque giocatore.

Se dovessimo elencare le principali caratteristiche di un team ad alte performance probabilmente noteremmo che le persone che ne fanno parte hanno comportamenti comuni e cioè:

1. Si fidano reciprocamente
2. Cercano le opinioni divergenti e utilizzano il conflitto costruttivo per generare nuove idee
3. Rispettano le decisioni e si impegnano nel ruolo assegnato
4. Assumono su di sé la responsabilità delle azioni e dei risultati del team
5. Sono focalizzati sul raggiungimento degli obiettivi comuni

Sembrerebbero caratteristiche abbastanza semplici da ricreare mettendo insieme le persone giuste e organizzando correttamente ruoli e funzioni in modo organico. In realtà se pensiamo alla scarsità di squadre sportive o team aziendali con queste caratteristiche, è corretto pensare che la questione sia più complessa.

Patrick Lencioni a questo proposito attribuisce la causa dell’inefficacia dei team al fatto che, in quanto esseri umani, le persone interpretano la realtà attraverso i paradigmi personali ed agiscono secondo le proprie specifiche convinzioni. Questa situazione naturale produce però un effetto fortemente disfunzionale nel momento in cui le persone si aggregano in team, con la conseguenza che il risultato finale è ben lontano da quello atteso.

Nel libro l’autore ha individuato 5 disfunzioni, rappresentate come una piramide, che impediscono ai gruppi di lavoro di esprimere le caratteristiche di un team vincente e performare al livello del loro massimo potenziale. Attraverso l’analisi approfondita di ognuna di loro e la pratica di allenamento costante basato su esercizi e sperimentazioni sul lavoro, ci indica la strada per far fronte ad ogni disfunzione.

Vediamo quindi una per una le 5 sfide che attendono manager e leader che vogliono creare team altamente performanti.

1. L’assenza di fiducia

Alla base della piramide troviamo la mancanza di fiducia tra i membri del team.

I sintomi. Quando le persone non si fidano l’una dell’altra, si chiudono in se stesse. Inoltre, volendo sembrare sicure di sé, evitano di esprimere i propri timori o le difficoltà che incontrano nello svolgimento del proprio lavoro, sono restie a chiedere aiuto e cercano di nascondere i propri errori.

Come migliorare. Per ovviare alla mancanza di fiducia Lencioni suggerisce alcuni esercizi rivolti ad aumentare la conoscenza tra le persone e la consapevolezza rispetto ai reali contributi unici che ognuno può fornire. Nello stesso tempo è necessario portare in superficie quei comportamenti che impediscono un lavoro di team veramente efficace. Il ruolo del leader è quello di facilitare la creazione di un’ambiente fondato sulla fiducia esprimendo lui per primo la propria vulnerabilità.

2. Paura del conflitto

L’assenza di fiducia nel team inibisce i partecipanti al confronto acceso, a quel conflitto generato dalla libera espressione di idee divergenti, ma finalizzate alla ricerca comune della soluzione migliore.

I sintomi. Probabilmente le riunioni saranno piuttosto noiose ed inefficaci perché nessuno avrà voglia di mettere in discussione l’idea dominante. Si sprecano tempo ed energie più per preservare un’armonia fittizia che a generare nuove idee e per sostenere la propria posizione. Un gruppo che ha paura del conflitto non è capace di rinnovarsi né di generare idee innovative.

Come migliorare. L’esercizio in questo caso è quello di trasformarsi in minatori, andando a scavare per portare in superficie i problemi e discuterne apertamente in maniera critica. Il leader ha il ruolo di incoraggiare le discussioni accese, dando spazio a chi la pensa “fuori del coro” e facendo presente gli aspetti positivi del conflitto sano.

3. Mancanza di impegno

“C’è impegno quando le regole del gioco sono chiare, condivise e frutto dell’apporto di ognuno”.

In assenza di fiducia e di conflitti costruttivi i membri di un team fanno fatica ad accettare decisioni altrui e di conseguenza forniranno il proprio contributo con il minimo sforzo.

I sintomi. All’interno di questi team i piani saranno rivisti più volte perché non appariranno mai del tutto convincenti, le decisioni si rimanderanno all’infinito e difficilmente ci si metterà d’accordo sugli obiettivi prioritari da perseguire.

Come migliorare. In questa situazione è necessario definire chiaramente i tempi entro cui una decisione deve essere presa e alla fine di ogni riunione è buona abitudine ripetere a beneficio dei partecipanti tutte le decisioni prese. In questo modo chi non ha capito o non è d’accordo ha l’occasione di esprimersi e il dibattito proseguirà fino a raggiungere un allineamento comune sugli impegni reciproci e sulle scadenze.

4. Fuga dalla responsabilità

Quando le persone non si impegnano perché non si sentono parte integrante del processo decisionale, evitano di assumersi le responsabilità sui propri compiti.

I sintomi. I membri di questi team cercheranno di scaricare le proprie responsabilità sui colleghi o sul leader, pertanto le scadenze non verranno rispettate e la qualità generale del lavoro ne risentirà.

Come migliorare. Il leader ha il compito chiave di chiarire gli obiettivi da raggiungere, gli standard comportamentali, quelli di qualità del lavoro svolto e i doveri di ogni componente del team. Inoltre è necessario impostare una “routine delle responsabilità” attraverso una regolare revisione dell’avanzamento dei piani d’azione. Col tempo i membri del team si sentiranno reciprocamente responsabili nel portare avanti gli impegni presi in funzione degli obiettivi comuni.

5. Disinteresse verso i risultati

Questa problematica è la conseguenza di tutte le altre. Le persone non sentendosi coinvolte negli obiettivi del gruppo di lavoro, daranno la priorità a quelli personali con effetti negativi sui risultati del team.

I sintomi. I membri di questa tipologia di team parlano spesso dei problemi personali, sono spesso distratti, non conoscono l’andamento delle performance e si fanno trovare impreparati se gli vengono fatte domande puntuali.

Come migliorare. Una buona idea è quella di organizzare la “gestione a vista” (ad esempio l’ Obeya room di Toyota) che consente la condivisione dei risultati delle varie aree di business in uno stesso luogo fisico o digitale. Durante ogni meeting di avanzamento del piano d’azione viene lanciata la sfida sui risultati da raggiungere con l’obiettivo di generare il desiderio di impegnarsi personalmente per contribuire al successo del team. Il leader deve incoraggiare tutti ad impegnarsi al massimo nel raggiungere gli obiettivi, distinguendo però con premi e riconoscimenti chi ha contribuito al risultato con prestazioni di livello superiore.

La guerra dei team è un libro con un taglio molto pratico, con indicazioni e strumenti che possono essere utilizzati su ogni tipologia di team. Tra questi trovo molto interessante il “Team assessment” uno strumento iniziale di diagnosi per valutare le disfunzioni a cui è soggetto il proprio team e di confronto alla fine di un percorso di sviluppo.

Buona lettura!

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