Qualche tempo fa ho collaborato con la filiale italiana di una delle più importanti aziende al mondo per la produzione di semiconduttori e componenti elettronici.

L’esigenza era quella di rendere più semplice l’implementazione della strategia all’interno dell’organizzazione (iniziando da una nuova Division che prometteva un grande potenziale di crescita) e trovare il modo di indirizzare i propri collaboratori verso le principali priorità, lavorando in maniera più sinergica.

Insieme al cliente abbiamo quindi concordato che l’intervento si sarebbe basato su Le 4 Discipline dell’execution, percorso formativo FranklinCovey ideale per migliorare l’implementazione della strategia da parte dei team e a tutti i livelli dell’organizzazione.

Per definire al meglio come strutturare l’intervento è stato molto decisivo il confronto preliminare con il leader del team, utile anche per conoscere la cultura interna (mentalità, convinzioni, linguaggio…) e le principali dinamiche presenti nel team.

Come da abitudine, ho iniziato il primo intervento formativo chiedendo ai partecipanti i propri punti di forza, specificando che nell’elenco avrebbero dovuto includere anche quelli inerenti la propria sfera personale. E’ sempre interessante notare che la maggior parte delle persone è pienamente consapevole delle proprie aree di miglioramento, ma fa sempre un po’ di fatica a definire chiaramente le aree dove è in grado di fare la differenza. Anche in questo caso è stato quindi esaltante il momento in cui il team nel suo insieme si è reso conto che i diversi punti di forza dei singoli componenti del reparto costituivano nell’insieme un vantaggio competitivo da cui partire nell’affrontare le sfide e su cui basare il proprio approccio al lavoro quotidiano.

Prima di iniziare ad affrontare nello specifico l’argomento ho fatto fare ai partecipanti un self-assessment sulle varie tematiche che avremmo affrontato durante il percorso; in questo modo è iniziato un processo di riflessione su ciò che è al di fuori della propria area di comfort e che necessita quindi di un cambiamento.

Il diavolo è nei dettagli. Il successo è nei sistemi. – J.W. Marriott

Aveva ragione il fondatore della Marriott Corporation, la più grande organizzazione al mondo di ospitalità, che partendo da un piccolo birrificio, alla sua morte nel 1985 aveva creato un impero che dava lavoro a 155.000 dipendenti e guadagnava 4,5Mld di dollari annui. E’ dall’analisi di piccoli problemi quotidiani che riusciamo a scoprire i motivi della scarsa efficacia o dell’insoddisfazione dei clienti.

Ma che vuol dire “il successo è nei sistemi”?

Per “sistema” si intende l’insieme di elementi che costituiscono la struttura portante di un’organizzazione o di un suo reparto, che devono essere definiti e costantemente monitorati affinchè siano sempre in grado di permettere alle persone di raggiungere gli obiettivi strategici.

I 6 elementi che costituiscono un sistema sono:

1. le persone
2. la struttura
3. i compensi
4. le risorse
5. le decisioni
6. i processi

Un sistema viene definito eccellente quando è allineato per raggiungere le priorità più importanti dell’organizzazione, quando rende più semplice svolgere il lavoro dei team, quando opera indipendentemente dal leader e soprattutto quando è in grado di sopravvivere al leader stesso.

Il lavoro che abbiamo fatto con i partecipanti è stato quindi quello di verificare quali elementi erano già in grado di supportare le sfide del team e su quali invece era necessario intervenire. Le persone si sono confrontate in piccoli gruppi (all’interno delle Breakout Rooms) basando la riflessione sulle seguenti domande:

1. abbiamo le persone giuste, con le giuste capacità che svolgono il lavoro giusto?
2. I ruoli e le responsabilità sono assegnati correttamente per favorire la sinergia?
3. Il sistema di retribuzione e bonus è strutturato per valorizzare e premiare le persone che si impegnano maggiormente?
4. Gli strumenti di lavoro, il budget e le altre risorse sono sufficienti per raggiungere gli obiettivi?
5. Le decisioni sono prese tempestivamente da chi è più vicino al lavoro e ai clienti?
6. I processi sono definiti ed aggiornati per rendere più semplice e veloce il lavoro?

L’esercizio ha determinato una presa di coscienza importante riguardo a temi che spesso vengono considerati scontati e di buon senso, o che si pensa debbano ricadere sotto la responsabilità di altri reparti (l’HR, l’ICT, la Qualità…). In realtà ci siamo trovati d’accordo che, per rimanere competitivi in un mondo che cambia alla velocità della luce e in un settore ad alto tasso d’innovazione, è fondamentale andare ad analizzare e migliorare sistematicamente il sistema di riferimento.

Tutte le organizzazioni sono perfettamente allineate per ottenere i risultati che ottengono – Arthur W. Jones (giocatore e allenatore di football americano)

Per usare una metafora sportiva in una squadra è l’allenatore che, dialogando con i propri collaboratori, deve capire se ci sono le condizioni affinchè i giocatori possano esprimersi al meglio quando si giocherà la partita.

In caso contrario, già sappiamo che i risultati che otterremo rifletteranno pienamente la realtà dell’organizzazione in quel momento. Potremmo vincere qualche partita sfruttando il vento favorevole o la debolezza dell’avversario, ma difficilmente saremo in grado di vincere il campionato.

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