Il miglioramento della gestione del tempo rimane un argomento prioritario tra le esigenze formative delle aziende e un problema spesso irrisolto per manager e professionisti.

Una tradizionale definizione di gestione del tempo la identifica come il “processo di pianificazione delle attività in relazione al tempo utilizzato al fine di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività”. Ridurre un argomento così complesso alla sola pianificazione delle attività lo trovo piuttosto limitante e forse spiega il perché, nonostante vari corsi di formazione, in pochi siano soddisfatti dell’utilizzo del proprio tempo.

Mi piace iniziare i corsi di Time Management dichiarando: “Il tempo non si può gestire, il tempo è”. Questa affermazione di solito genera un po’ di perplessità nei partecipanti, ma è comunque un modo efficace per iniziare la riflessione sul tema e condividere le esperienze di ognuno.

Il primo aspetto su cui lavoriamo è la differenza tra tempo oggettivo (1 minuto equivale a 60 secondi per tutti) e tempo soggettivo, in cui la percezione del passare del tempo cambia a seconda del contesto o dell’interesse in quello che dobbiamo fare.

Albert Einstein per spiegare la relatività del tempo faceva due esempi:

1. “Quando un uomo siede un’ora in compagnia di una bella ragazza, sembra sia passato un minuto. Ma fatelo sedere su una stufa per un minuto e gli sembrerà più lungo di qualsiasi ora.”
2. “Tutto è relativo. Prendete un ultracentenario che rompe uno specchio: sarà felicissimo di sapere che ha ancora 7 anni di disgrazie”.

Dal primo esempio possiamo trovare conferma dal fatto che se durante la giornata lavorativa siamo impegnati a fare cose piacevoli, avremo la sensazione che il tempo trascorra più velocemente rispetto a quando facciamo cose ripetitive o che non ci appassionano.

Ma come facciamo a limitarci a fare solo cose che ci piacciono quando sul posto di lavoro siamo sempre impegnati ad occuparci di problemi e urgenze?

Trovare la propria voce

Come sempre quando vogliamo migliorare qualcosa che ci riguarda, dobbiamo partire da noi stessi. Riflettere sulle proprie attitudini, talenti e passioni, capire quale ruolo in azienda rispecchia al meglio le nostre caratteristiche è un lavoro necessario per conoscere meglio ciò che saremmo disposti a fare in qualunque condizione … forse anche gratis! L’azienda in questo caso avrà trovato la persona giusta per il posto giusto e la nostra motivazione sarà tale che le giornate voleranno!

Per chi invece per il momento non ha trovato la propria vocazione, suggerisco comunque di iniziare la giornata con un’attività piacevole. Una volta portata a questa termine, aumenterà il senso di autoefficacia e si otterrà il giusto approccio mentale per iniziare le attività meno gratificanti.

Ogni cosa prende più tempo di quanto non sia stato previsto – Legge di Murphy

Per i manager la vera sfida è riuscire a far fronte agli innumerevoli impegni e responsabilità quotidiane, mantenendo la giusta concentrazione e lucidità per prendere le più opportune decisioni. Con loro, ma può essere fatto da tutti, il primo esercizio che faccio fare è quello della “Consapevolezza del tempo utilizzato”: dividendo in 2 colonne un foglio A4, su quella di sinistra faccio scrivere il tempo stimato per svolgere le attività previste per la giornata, mentre su quella di destra si riporta il tempo realmente impiegato per svolgere ogni singola attività. Facendo questo esercizio per una settimana, quasi nella totalità dei casi i partecipanti riportano di non essere riusciti a portare a termine tutte le attività previste e che avevano pesantemente sottostimato il tempo di realizzazione delle singole attività,.

Questo esempio conferma la propensione umana a sovrastimare la propria capacità di realizzare gli obiettivi a breve e a sottostimare il tempo non produttivo dovuto alle interruzioni, le distrazioni e le altre attività non previste. Questo spiega inoltre la poca efficacia delle “To do list”, che contribuiscono ad alimentare la sensazione di inefficacia e non fanno capire quali sono le vere priorità su cui concentrare tutta l’attenzione. Anche perché, come sento spesso dire nelle aziende …”è tutto prioritario!”

Definire l’importanza delle attività

Nelle organizzazioni in cui le persone non conoscono le vere priorità su cui concentrare i loro sforzi, probabilmente il management non ha investito abbastanza tempo nel chiarire la direzione, la strategia e l’impegno richiesto ai collaboratori per il raggiungimento degli obiettivi . Ne deriva una costante incertezza su ciò che è veramente importante per il successo dell’azienda; ogni decisione sarà quindi presa sulla base dell’urgenza, con grande spreco di energie e conseguente aumento del livello di stress. Sono queste le realtà in cui i manager si dichiarano degli ottimi problem solver e, come dei coraggiosi pompieri, sono pronti a gettarsi nelle criticità per spegnere gli “incendi quotidiani” ovunque si presentino, salvo poi lamentarsi del fatto che sono subissati di richieste d’intervento.

“La maggior parte dei manager sono concentrati sulle cose urgenti, non su quelle importanti”. S. Covey

Sappiamo che il manager efficace riesce a focalizzarsi sulle attività importanti per raggiungere gli obiettivi attraverso i suoi collaboratori. Ma quali sono le attività importanti?

All’interno del team vuol dire dedicare tempo a definire i ruoli e le responsabilità, comunicare gli obiettivi e chiarire le aspettative, pianificare le attività e monitorare le performance, ascoltare, chiedere e dare feedback costruttivi. Ma l’investimento più importante di un manager è quella di agire come Coach dei propri collaboratori, sviluppando consapevolezza e responsabilità in ognuno di loro.

Massimizzando il tempo su queste attività, il manager riuscirà in breve a liberarsi di tante criticità e urgenze potendo contare sulla competenza e sull’affidabilità dei propri collaboratori a cui riuscirà man mano a delegare in maniera crescente la gestione delle attività. In questo modo il manager potrà dedicarsi ad altre attività importanti: relazioni con i clienti, con i fornitori, con i colleghi e con tutti coloro che lo aiuteranno a capire i problemi da affrontare e le opportunità da sfruttare.

La pianificazione

Una cosa di cui tutti abbiamo fatto esperienza è che se lasciamo un vuoto nella gestione del nostro tempo… qualcun altro farà in fretta ad occupare questo vuoto, quindi è opportuno imparare a fare una pianificazione efficace.

Ogni pianificazione dovrebbe essere inserita in un quadro più ampio: la pianificazione mensile all’interno di un business plan annuale, quella settimanale all’interno del piano e degli obiettivi del mese, quella giornaliera all’interno della pianificazione settimanale.

La pianificazione settimanale va definita alla fine della settimana precedente (ad esempio il venerdì intorno alle 17.00) in maniera molto accurata, dedicandoci almeno 30 minuti. Ogni attività deve essere collegata ad un obiettivo specifico da raggiungere ed è necessario iniziare da quelle attività prioritarie che avranno il maggiore impatto sul raggiungimento di quell’obiettivo. In una fase iniziale suggerisco di definire le attività della settimana per non più del 50% del tempo disponibile, quando poi sarete in grado di gestire meglio le interruzioni e le distrazioni e di rispettare i limiti stabiliti per ogni attività, potrete pianificare spazi ulteriori della giornata. Lasciando l’ufficio con un chiaro piano della settimana successiva, potrete trascorrere un week end libero dai pensieri ed aumentare la produttività già dal lunedì mattina.

Con una buona pianificazione settimanale, bastano solo 10 minuti per la pianificazione giornaliera da fare la sera precedente. La riflessione riguarderà i fatti e le nuove informazioni ricevute durante la giornata, le lezioni apprese e l’eventuale impatto sulla pianificazione dei giorni successivi.

Le riunioni

Sia come manager o come collaboratori ci troviamo spesso a partecipare a riunioni poco produttive. Nell’articolo del mese scorso ho già affrontato il tema delle riunioni, che molto spesso oltre a farci perdere un mucchio di tempo, contribuiscono a demotivare le persone. Con la crescente complessità di ogni business e la necessità di interagire continuamente per risolvere problemi e prendere decisioni, una gestione efficace ed efficiente delle riunioni diventa inderogabile. Un primo semplice passo per guadagnare tempo è quello di iniziare e finire le riunioni all’orario stabilito.

Altre buone abitudini per migliorare l’efficienza

1. Dividere la giornata in “blocchi” di tempo; ad esempio invece di farsi distrarre delle notifiche e leggere le mail man mano che arrivano, è meglio dedicare alle mail 30 minuti la mattina appena arrivati in ufficio, altri 30 dopo pranzo e ulteriori 30 minuti a fine giornata.
2. Imparare a non procrastinare le attività importanti (ma meno piacevoli) assegnandole a quei momenti della giornata in cui rendiamo al meglio.
3. Evitare il multitasking, cioè la tendenza a fare più cose contemporaneamente.
4. Definire e comunicare a colleghi e collaboratori i nostri “Do not disturb time”, cioè quei momenti della giornata in cui desideriamo non essere interrotti perché abbiamo necessità di rimanere totalmente concentrati.
5. Fare ordine sulla scrivania, nei documenti, sul PC e soprattutto nella mente, concedendoci del tempo per riflettere.

Sapendo inoltre che il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile e che oltre una certa soglia di sforzo, l’efficacia personale tende a decrescere, saremo molto più produttivi fissando e rispettando un orario giornaliero massimo in cui lasciare l’ufficio.

Un buon uso del tempo sul posto di lavoro, così come nella vita, parte dalla consapevolezza che la propria soddisfazione e la propria efficacia non derivano dal numero di cose che si riescono a fare in un determinato lasso di tempo, ma dall’aver chiaro il proprio ruolo, gli obiettivi prioritari e pianificando correttamente le attività per raggiungerli.

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