“Sono 3 giorni che in ufficio continuiamo a fare riunioni su riunioni e non smetteremo finchè non avremo capito come mai il lavoro va a rilento” - Anonimo

Alcune ricerche effettuate su aziende internazionali riportano che circa un terzo della giornata lavorativa viene impiegato in riunioni; per i manager questa percentuale sale al 50%.

La percentuale potrà cambiare da azienda ad azienda, ma è un dato di fatto che i cambiamenti continui (normativi, di mercato, di strategia, operativi…) a cui oggi le aziende e i loro manager devono far fronte, impongono ai team di incontrarsi sempre più di frequente.

La competitività di un’azienda è data dalla capacità dell’organizzazione di essere sempre allineata verso la direzione strategica e sia in grado di agire velocemente. Per far questo bisogna condividere al più presto le informazioni, elaborare nuove idee, prendere decisioni, rivedere gli obiettivi, ripianificare le attività… in pratica è necessario riunirsi spesso.

Come riportato dal Sole24h, sembrerebbe che però si stia superando ogni limite e che le aziende soffrano oggi di una vera e propria “riunionite”, tant’è vero che oggi la vera sfida in azienda è trovare una saletta libera.

Ma siamo sicuri che all’aumento esponenziale dei meeting corrisponda un reale aumento della produttività?

Meglio ancora: le riunioni sono sempre necessarie? E quando lo sono, sono anche efficaci?

A sentire i commenti nelle aziende, sembrerebbe che oltre ad essere troppe, la maggior parte delle riunioni siano anche delle gran perdite di tempo. “Sono stato convocato  alla riunione, ma non so perché…. Il mio capo manda me perché pensa che sia un meeting inutile… Con tutte le cose che ho da fare, mi tocca pure andare alla riunione… Siamo stati a parlare 2 ore e come risultato abbiamo deciso di convocare un’altra riunione…”.

Immaginando di essere una mosca che assiste ad una riunione improduttiva, vedremmo sale con troppe persone e mentre l’oratore parla, la maggior parte dei partecipanti lavora al PC, guarda lo smartphone o parla con i colleghi. Qualcun altro guarda l’orologio annoiato.

Il problema è che una riunione del genere ha un costo per l’organizzazione, riusciamo ad immaginare quale? Ad elaborare uno strumento di calcolo del costo delle riunioni ci ha pensato  Harvard Business Review che ha elaborato il Meeting cost calculator: basta conoscere il numero e lo stipendio dei partecipanti, il tempo della riunione e…voilà.

https://hbr.org/resources/html/infographics/2015/11/meeting-cost-calculator/index.html

Il calcolatore ci fornisce il costo della nostra riunione che è spesso accompagnato dal messaggio “Stop the madness!”, che ci invita a riflettere e a domandarci: “il valore economico prodotto dalla riunione è oggettivamente superiore al suo costo?”

Tra l’altro, come riportato in una ricerca effettuata qualche anno fa dal Virginia Tech Crillon Research Institute, sembrerebbe che partecipare a troppe riunioni (soprattutto a quelle male organizzate), riduca il livello di attenzione e le capacità cognitive dei partecipanti nelle ore successive all’incontro. Quel che è certo è che il solo fatto di sapere di dover partecipare ad una riunione contribuisce a de-focalizzarci da ciò che stiamo facendo. Ne consegue che se dobbiamo partecipare a 3 o 4 riunioni nell’arco della giornata, nel resto del tempo saremmo poco produttivi.

Per questo motivo alcune aziende stanno correndo ai ripari chiedendo ai loro manager di organizzare le riunioni solo in una stessa parte della giornata.

C’è poi un altro aspetto da considerare ed è inerente al nostro comportamento, sempre più reattivo al contesto. Come dice David Grady nel suo spassoso TED Talks  “Come salvare il mondo (o almeno noi stessi) dalle riunioni improduttive”, https://www.ted.com/talks/david_grady_how_to_save_the_world_or_at_least_yourself_from_bad_meetings, siamo naturalmente portati ad accettare qualsiasi riunione, anche se siamo consapevoli che sarà una perdita di tempo. La  “Sindrome da Accettazione Meccanica (MAS)” come la chiama Grady, ci fa accettare tutto ciò che arriva. Sarebbe invece opportuno prendere del tempo (rispondendo con Forse/Tentative) per verificare di avere a disposizione tutti gli elementi utili per contribuire alla buona riuscita del meeting. Se poi non fossimo comunque convinti, potremmo parlare in modo costruttivo con l’organizzatore della riunione per acquisire ulteriori informazioni e soprattutto per capire cosa si aspetta dalla nostra partecipazione. Con un approccio proattivo contribuiremo a far riflettere anche le altre persone sull’opportunità di definire meglio le finalità dell’incontro e creare quindi i presupposti per partecipare ad una riunione più produttiva e gratificante per tutti.

Consapevoli che non tutte le riunioni sono necessarie e che a volte ci possono essere modi alternativi più efficaci per scambiare  informazioni o prendere decisioni, i meeting rappresentano in ogni caso una grande opportunità per lavorare insieme e per allenare le competenze necessarie in qualsiasi contesto organizzativo: in una riunione si può infatti imparare ad ascoltare in modo empatico, si allena il public speaking, l’apertura mentale, il confronto, la leadership… e soprattutto si costruisce la squadra.

Ma allora quando siamo noi ad organizzare un incontro, come facciamo ad assicurarci di aver creato le condizioni affinchè le persone arrivino motivate a partecipare e siano in grado di contribuire attivamente al successo della riunione?

Ecco un breve vademecum per organizzare riunioni efficaci.

La preparazione

• · Prima della riunione è opportuno assicurarsi di avere chiaro l’obiettivo da raggiungere, definire in che modo la riunione supporta le priorità strategiche e riflettere sui messaggi chiave che vogliamo trasmettere durante l’incontro. A questo proposito una chiacchierata informale preliminare con le varie parti può essere utile per chiarirci le idee e cominciare a coinvolgere attivamente le altre persone.
• · Il secondo elemento da definire è il modo con cui l’obiettivo (e i sotto-obiettivi) dovrà essere raggiunto. L’obiettivo dell’incontro sarà informativo, esplorativo o decisionale? Ne consegue che la modalità potrà essere una presentazione, un brainstorming, una discussione, un’esercitazione… l’importante è essere consapevoli che per ogni finalità esiste un metodo più efficace degli altri e soprattutto che le persone ricordano il 20% di ciò che ascoltano… ma ben il 90% di quello che fanno!
• · Dovremo poi definire l’Ordine del Giorno con i singoli argomenti, assegnando un responsabile e un limite temporale ad ogni intervento.

Altri elementi per svolgere riunioni più produttive sono:

• · assicurarsi che l’ambiente sia favorevole all’incontro (logistica, illuminazione, temperatura…), individuare i materiali di supporto più adeguati ed assicurarsi che l’attrezzatura (conference call, filmati…) funzioni perfettamente.
• · Limitare la partecipazione a quelle persone veramente interessate e che sono in  grado di portare un reale contributo alla riunione. Come indicazione di massima possiamo dire che  incontri con più di 7/8 persone sono spesso poco produttivi.
• · Stabilire la durata massima dei singoli interventi e della riunione totale, con la consapevolezza che oltre i 90 minuti una riunione rischia di essere altamente inefficace.
• · per evitare fraintendimenti e perdite di tempo, può essere utile identificare in anticipo i ruoli specifici, quali il facilitatore o il curatore del verbale.

Per riassumere, un modo semplice ed efficace per definire attori e modalità di una riunione è farsi le domande 5W + 2H:

• · Why: perché è necessaria la riunione?
• · What: quale sarà l’argomento e il risultato  atteso?
• · Where: dove si svolgerà l’incontro?
• · Who: chi parteciperà e con quale ruolo?
• · When: quando si farà la riunione?
• · How: come saremo sicuri di aver raggiunto gli obiettivi della riunione?
• · How much: quanto dovranno durare i singoli interventi e l’intera riunione?

A questo punto siamo pronti per mandare (con congruo anticipo)  l’invito alle persone giuste.

Durante la riunione

• · In questa fase la cosa più importante, ma anche la più difficile, è quella di riuscire a rispettare l’OdG, cioè gli obiettivi, gli argomenti e il tempo assegnato ad ogni fase.
• · In apertura dovremo ribadire brevemente l’obiettivo dell’incontro fornendo il contesto, i fatti e le analisi, i benefici dell’azione e i rischi legati alla non-azione. Dovremo quindi fare in modo che tutti esprimano il loro parere come esperti, mentre noi ci limiteremo ad ascoltare i diversi interventi. In questa fase è facile che vengano sollevate problematiche e si determinino conflitti, per questo sarà importante praticare l’ascolto empatico, cercando di percepire preoccupazioni ed interessi non espressi. Per rendere più efficace l’incontro può essere opportuno utilizzare metodologie e strumenti che limitino le generalizzazioni e che si focalizzino sui fatti per arrivare più velocemente ad una decisione condivisa. In questo senso si può prendere in considerazione l’utilizzo di un’analisi SWOT, il Diagramma di affinità, il Diagramma di Ishikawa (o a lisca di pesce) o qualsiasi matrice di valutazione delle opzioni.  
• · Dieci minuti prima della fine dovremo riepilogare quanto emerso, fare l’elenco delle decisioni prese e  assegnare responsabilità e scadenze per ogni attività.

Dopo la riunione

Al fine di certificare quanto detto, è opportuno distribuire ai partecipanti un verbale dell’incontro con indicazione specifica di chi fa cosa, entro quando. Meglio ancora se nel verbale sarà già indicata la data e l’ora della prossima riunione.

Alcuni team di lavoro  particolarmente efficaci e creativi realizzano una mappa mentale disegnata o digitale della riunione (tipo iMindMap di Tony Buzan), che diventa anche un documento “artistico” più piacevole da consultare ed archiviare.

In alcuni casi e in particolare quando si vogliano diffondere i valori positivi dell’azienda, quali l’ascolto, il rispetto degli altri, il contributo di ognuno o la sinergia del team, può essere utile l’introduzione  di un “Regolamento” delle riunioni, in cui vengono definite delle linee guida per rendere le riunioni più efficaci. Un esempio:  non si possono organizzare le riunioni dopo le 16.00!

E’ chiaro che al di là di metodi, strumenti  e raccomandazioni, l’efficacia di una riunione deriverà dal comportamento dei singoli partecipanti e dall’essere riusciti a creare un’”esperienza di qualità” per ogni partecipante. Questo vuol dire riuscire a far sì che ognuno si senta libero di esprimersi liberamente, percepisca di essere realmente ascoltato e sia consapevole che quello che sta dicendo rappresenta un valore per la crescita del gruppo e dell’azienda.

Un buon proposito per il 2020? Migliorare l’organizzazione e la gestione delle riunioni.

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