Tornando alle nostre normali attività dopo le feste, molti di noi si sono sentiti un po’ appesantiti per le grandi abbuffate del periodo natalizio e purtroppo vedendoci allo specchio o salendo sulla bilancia abbiamo avuto conferma di aver accumulato del grasso in eccesso. Abbiamo quindi sentito la necessità di perdere peso facendo una dieta più equilibrata ed eliminando, almeno per qualche giorno, cibi grassi, dolci e riprendendo un po’ di attività fisica.

Allo stesso modo tornando in ufficio abbiamo in questi giorni l’opportunità di guardare con nuovi occhi il nostro lavoro, cercando di capire quanto materiale e attività abbiamo accumulato nel tempo, che invece di generare valore per noi, il reparto e l’organizzazione, rappresentano oggi un’insostenibile zavorra al perseguimento degli obiettivi del 2019.

Come facciamo allora a ripartire più leggeri?

In Giappone l’approccio “snello” fa parte della filosofia di vita delle persone e la pratica di rivedere costantemente cosa è utile e cosa è superfluo riguarda anche l’abitazione delle persone: è il metodo Konmari descritto da Marie Kondo nel libro “Il magico mondo del riordino”. Noi occidentali al contrario siamo quasi sempre vittime del… “Non buttarlo! Può sempre servire”.

Sul posto di lavoro ci vengono in aiuto le 5S, la metodologia che negli interventi Lean supporta l’eliminazione degli sprechi, cioè di tutto ciò che non è funzionale alla creazione di valore. La prima S in particolare, in giapponese Seiri, invita a separare ciò che è utile all’attività da ciò che, in magazzino, sulla scrivania o nel PC, pur stando lì da tanto tempo, non viene mai utilizzato. Per prima cosa si decide su quale area intervenire (ad esempio sull’archivio cartaceo o digitale): ogni documento viene identificato con un cartellino rosso sul quale viene indicata la posizione attuale, l’effettiva utilità e la contromisura proposta (eliminare, spostare o mantenere). Il risultato sarà un archivio ridotto, in cui la ricerca dei documenti è più semplice e rapida.

L’obiettivo è quello di liberare spazio fisico e mentale per far posto al nuovo, sia riguardo a prodotti e strumenti più funzionali, sia a idee e opportunità che solo un ambiente e una mente svuotata dal superfluo può vedere. In pratica ogni cosa che ci circonda e che ormai non vediamo più perché è diventata parte dell’arredo, dovrà essere valutata per la sua reale funzionalità rispetto al raggiungimento degli obiettivi del nuovo anno.

Per un manager alleggerirsi ad inizio anno potrebbe voler dire decidere quali progetti eliminare, specialmente quelli che hanno mostrato negli ultimi mesi un andamento sempre più divergente da quanto atteso. Ricordo che quando lavoravo in Toyota, nel pieno della crisi del mercato dell’auto abbiamo svolto un’attività “Scrap & Build”, necessaria per eliminare le iniziative che non potevano essere più portate avanti nel nuovo contesto e poter concentrare tutte le energie e le risorse su poche attività strategiche. Tagliare attività in essere, così come saper dire “NO” alle buone proposte, è un operazione difficile da fare perché ci si affeziona facilmente a idee e progetti che a suo tempo ci erano parsi interessanti e avevamo lanciato con entusiasmo. E’ però un’azione assolutamente necessaria quando capiamo che quell’attività sta lentamente, ma inesorabilmente sottraendo risorse al nostro business.

Il giardiniere e il contadino sanno che solo con un’attenta ed efficace potatura la pianta potrà garantire frutti rigogliosi nella stagione successiva, così ogni bravo manager sa che per raggiungere risultati eccellenti dovrà periodicamente ridefinire le priorità essenziali, eliminando tutte quelle attività inutili o solamente “nice to have”. L’inizio anno è il momento migliore per tagliare quei processi, quelle attività, quei meetings che, pur impegnando tempo e risorse, non aggiungono valore a nessuno.

Ma come il giardiniere ha chiaro in mente il giardino rigoglioso che otterrà potando i rami giusti, così ogni manager prima di tagliare il superfluo, deve avere bene in mente la visione da realizzare e gli obiettivi da raggiungere, per poi poter sviluppare il pieno potenziale dell’organizzazione.

In questo modo il suo lavoro contribuirà anche ad aumentare la motivazione ed il coinvolgimento dei collaboratori che avranno ben chiara la direzione verso cui indirizzare il proprio impegno e le proprie energie, avendo anche più spazio mentale per proporre nuove idee con un maggiore potenziale di sviluppo.

Come diceva Peter Sellers interpretando il personaggio di Chance giardiniere nel film Oltre il giardino: “fintanto che le radici non sono recise, andrà tutto bene e in primavera nel giardino ci sarà la crescita”.

Whatsapp