Tornati dalle ferie ognuno di noi ha avuto modo di verificare l’effetto benefico di quelle 2-3 settimane di vacanza in cui ha “staccato la spina”. Parlando con diversi manager al ritorno dalle ferie, tutti mi hanno riportato che almeno nei primi giorni stavano sperimentando una nuova percezione, in primo luogo del trascorrere del tempo. Per un anno intero ci siamo lamentati di non riuscire a fare tutto ciò che ci sarebbe piaciuto a causa del poco tempo disponibile (“ci vorrebbe una giornata di 48h…se avessi più tempo potrei dedicarmi a me stesso, alla famiglia, agli amici…”). La causa per quasi tutti è il troppo lavoro che rappresenta anche il problema: ogni sera siamo andati via dall’ufficio ben oltre l’orario stabilito, sentendoci per di più in colpa per aver lasciato in sospeso un bel po’ di lavoro. Ora, come ogni anno dal ritorno dalle ferie, stiamo sperimentando un’esperienza totalmente diversa: arriviamo al lavoro più sereni accorgendoci di ciò che succede intorno a noi durante il tragitto, parliamo volentieri con i colleghi che troviamo anche più interessanti e soprattutto siamo molto più concentrati e focalizzati nello svolgimento del lavoro, tanto da avere più chiaro lo scenario di riferimento, evidenziando meglio i problemi, analizzando le diverse opzioni e trovando più facilmente soluzioni creative ed innovative. Riusciamo insomma ad essere più veloci nel prendere le giuste decisioni e molto più efficaci ed efficienti nell’esecuzione del nostro piano d’azione.

Sicuramente le settimane di riposo ed il graduale ritorno ai ritmi usuali (la notte si dorme meglio, le scuole riaprono più tardi, in giro c’è meno traffico, si può andare al mare ancora per qualche week-end senza l’ansia d’abbronzatura…) favoriscono uno stato di prolungato benessere, anche se cominciamo ad intravedere con terrore i primi sintomi del ritorno alla “normalità”.

La domanda che mi sono posto rispetto a questa situazione è: come possiamo fare in modo che questo stato di benessere post-vacanze diventi lo stato permanente durante l’anno? Nel mio lavoro di ricerca ho consultato diverse fonti e approcci al problema e sono giunto alla conclusione che la soluzione risiede nella nostra capacità di riuscire a fermarci in diversi momenti della giornata per creare delle pause che ci consentano di staccare dalla routine in modo da concederci qualche momento di riflessione consapevole per recuperare le energie psico-fisiche e liberare la nostra creatività ed immaginazione.

Quest’estate ho riletto “The inner game of work” dell’ “inventore” del Coaching Tim Gallway, un ex tennista che è riuscito ad estendere con successo l’efficacia di un metodo di allenamento sportivo al mondo imprenditoriale e manageriale. Il suo libro ci indica un modo nuovo di lavorare nel quale, anche grazie all’utilizzo di pause riusciamo ad essere più consapevoli di dove siamo e di dove stiamo andando, mantenendo una condizione duratura di benessere.

Quando siamo avvolti dal vortice delle urgenze quotidiane, siamo soliti agire in maniera inconsapevole, non sappiamo cioè dove realmente ci porterà quell’attività, reagiamo ad uno stimolo secondo la logica causa-effetto senza alcuna garanzia che ciò che facciamo ci porterà al risultato desiderato: l’essere impegnati a “fare” ci gratifica e a volte ci giustifica di fronte agli insuccessi. Molte persone appena arrivano in ufficio sono solite compilare la “to do list” e durante la giornata si impegnano con tutta l’energia possibile con l’obiettivo di completare la lista entro sera. Quasi nessuno ci riesce, ma anche chi ha successo prova una soddisfazione effimera, che dura solo il tempo di compilare la lista del giorno successivo. La mente spesso agisce nello stesso modo: quando siamo avvolti dai problemi al lavoro o meglio ancora quando ci troviamo in situazioni critiche, siamo guidati dall’adrenalina, come se guidassimo un’auto potente utilizzando solo l’acceleratore e mai i freni. L’abilità di un manager che vuole utilizzare efficacemente le proprie risorse è quella di saper individuare il momento giusto per accelerare, così come quello di rallentare o frenare. Come il comandante di un esercito in battaglia o il capitano di una nave durante una tempesta che ha bisogno di spostarsi su una posizione più alta che gli consenta di avere una visione più ampia della situazione, così i manager hanno bisogno di individuare dei momenti per sottrarsi “al fare” per fermarsi a riflettere in maniera distaccata ed acquisire una nuova più consapevole e veritiera percezione della realtà. La capacità di fermarsi diventa quindi una vera e propria competenza che ogni manager dovrebbe acquisire, vediamo allora come e quando è opportuno utilizzare le pause durante la giornata lavorativa.

Le pause più piccole possono durare anche solo pochi secondi, ma sono fondamentali per aumentare la nostra efficacia ed il nostro benessere. Una prima pausa dovremmo farla al mattino prima di tuffarci su quello che troviamo sulla scrivania: fermarci a valutare quali sono le priorità della giornata ci dà la possibilità di riflettere su ciò che è veramente importante nel perseguimento dei nostri obiettivi e che molto probabilmente non è immediatamente visibile. Durante la giornata sarà opportuno fermarsi un paio di volte per verificare se siamo allineati alle priorità definite al mattino o se riteniamo necessario “correggere la rotta”. L’ultima pausa prima di andare via dal lavoro è utile per fare una valutazione finale di quanto abbiamo appreso dalle esperienze della giornata e di quanto abbiamo ottenuto rispetto a quanto ci aspettavamo, non criticandoci per non aver compreso a pieno la situazione, ma al fine di non ripetere in futuro gli stessi errori. In questo modo potremmo migliorare giorno dopo giorno la qualità dei nostri pensieri e delle nostre decisioni, essendo più consapevoli delle componenti a cui dovremo prestare più attenzione ed alimentando così un circolo virtuoso di miglioramento. In molte aziende giapponesi ed in particolare in Toyota questa pratica è chiamata l’Hansei o auto-riflessione, che permette di riflettere su quello che ha o non ha funzionato. L’Hansei è una fase molto importante alla fine di un progetto a cui partecipa il Chief Engineer e spesso il top management dell’azienda, che sa bene quanto ogni lezione appresa ha un valore inestimabile per chi vuole perseguire il Kaizen (Miglioramento Continuo).

Fermarci un attimo prima di uscire è utile inoltre per celebrare la fine della giornata lavorativa, liberando così la mente per vlvere pienamente e serenamente le altre attività della serata (palestra, aperitivo, famiglia…). Se poi a volte siamo costretti a portarci il lavoro a casa, è opportuno fermarci a definire in anticipo quanto tempo dedicarvi per evitare di andare a dormire “continuando a lavorare”.

Durante la giornata riuscendo a fermarci per qualche secondo potremmo evitare di farci interrompere dal nostro focus. Pensiamo alle distrazioni portate dallo squillo del telefono, dalle notifiche di mail e messaggi: se invece di rispondere automaticamente al primo squillo o guardare automaticamente lo schermo del nostro “device”, aspettassimo qualche secondo, ci metteremmo nella condizione di riflettere e decidere se vogliamo farci distrarre da influenze esterne o vogliamo rimanere focalizzati ancora per qualche minuto su quello che stavamo facendo. Rispetto ad accettare passivamente tutte le distrazioni per poi lamentarci, riuscire a fermarci qualche secondo quando veniamo interrotti, ci consente di scegliere e mantenere così il nostro autogoverno, cioè il timone ben saldo nelle nostre mani, facendoci provare sensazioni di benessere e libertà.

Riuscire a fermarsi staccandosi per pochi minuti dal lavoro diventa fondamentale per ricaricare le nostre batterie fisiche e mentali. La cosa importante è che durante il break non ci siano interferenze di lavoro, altrimenti non ne otterremo nessun beneficio. In molte aziende “orientate alla performance”, il break è visto come una perdita di tempo (l’opposto della performance) e addirittura in alcune è presente una “cultura dello stress” come elemento inevitabile e necessario per aumentare la produttività delle persone. In realtà come in qualsiasi pratica sportiva il recupero è tanto importante quanto il momento dello sforzo ed è parte integrante del programma di allenamento, così sul lavoro le “pause di recupero” aiutano la produttività ed il miglior uso del tempo. Inoltre ognuno di noi sa che i momenti creativi e le nostre migliori idee arrivano quando la nostra mente è libera da impegni e siamo “disconessi” dalla routine. Chiunque è riuscito a fare della “pausa consapevole” un’abitudine sa che fermandoci pochi minuti si riescono a risparmiare delle ore.

Abbiamo ormai capito che fermarsi per fare “pause rigenerative” porta dei benefici importanti, il problema è che quasi nessuno riesce a farlo. La ragione per cui facciamo resistenza a prenderci delle pause è che fermarsi è una pratica che richiede tempo ed essendo sempre di fretta, non possiamo permettercelo. Gli esseri umani sono naturalmente orientati al “fare” e ci piace sentirci impegnati in una nuova attività. Se non facciamo qualcosa ci sembra di perdere tempo, ma In realtà accade che quando ci sentiamo sempre e sotto pressione diventa naturale cercare modalità di distrazione: andiamo sul web, ci attardiamo in telefonate irrilevanti, facciamo gossip con i colleghi, insomma facciamo attività non urgenti e non importanti da Quadrante 4 della Matrice del tempo di Covey, cioè di perdita di tempo. Quando un manager dichiara che “non c’è tempo per fermarsi”, probabilmente questo è il momento giusto per un break. E’ infatti nel momento in cui siamo sotto pressione che commettiamo più errori e sappiamo che l’aumento di tempo necessario a riparare gli errori commessi è esponenziale rispetto alla somma di tutte le pause. La ricerca scientifica ci dice che situazioni di stress prolungato producono effetti deleteri sul nostro sistema immunitario compromettendo il fisico e le nostre capacità cognitive: facciamo fatica a ricordare le cose, siamo meno creativi e vediamo ogni cosa sotto una prospettiva pessimistica. Il problema è che molti si sono assuefatti a livelli crescenti di ansia e adrenalina che non gli permettono di riconoscere i segnali che il corpo invia. Col tempo continuando ad ignorare questi segnali, perché non possiamo permetterci di fermarci, rischiamo il “burnout”, cioè l’esaurimento, da cui è molto difficile riprendersi. Ultimamente va molto di moda enfatizzare la resilienza dei manager, cioè la capacità di reagire a situazioni critiche (vi suggerisco su questo tema il libro che racconta la straordinaria avventura dell’Endurance di Sir Ernest Shackleton), ma questa capacità deve intervenire in situazioni specifiche di crisi difficili da prevedere e non può coesistere in uno stato di stress perenne. Allo stesso modo il massimo dell’efficacia sul lavoro si ottiene quando l’ambiente e la cultura dell’azienda sono orientate a sviluppare condizioni nelle quali le persone sono messe nella condizione di esprimere al meglio le proprie capacità e il proprio potenziale anche per far fronte, quando necessario, a situazioni di emergenza temporanea. Un’azienda di questo tipo, quando si accorge che per i propri dipendenti venire al lavoro non è più un piacere, ma è visto come un dovere ed una necessità, dovrebbe fermarsi immediatamente. Allo stesso modo dovrebbero fermarsi le persone per capire se il governo della propria vita professionale è ancora sotto il proprio controllo o nel tempo si è preferito delegare a qualcun altro le proprie responsabilità. Fermarsi in questo caso vuol dire acquisire la consapevolezza che per un certo periodo abbiamo smesso di ascoltarci e che è arrivato il momento di un cambiamento verso un lavoro che per noi ha più significato e ci gratifica maggiormente. Dopo questa pausa potremo ripartire velocemente verso i nostri veri obiettivi.

IMPARARE A FERMARCI CON UN “POMODORO”

Abbiamo detto che anche per concedersi delle piccole pause rigenerative è necessario darsi una disciplina, creare un’abitudine quotidiana sul posto di lavoro. Recentemente ho svolto un progetto di consulenza in un’azienda in cui ho notato alcuni manager che si fermavano quando sullo schermo del loro PC appariva un… pomodoro! Incuriosito sono andato a investigare sul web ed ho scoperto che l’italiano Francesco Cirillo qualche anno fa ha inventato un modo utilizzato in tutto il mondo per rendere più efficaci le sue giornate di studio. I pomodori rappresentano le fasi di studio o lavoro di 25 minuti dopo le quali è necessario prendersi una pausa di 5 minuti, in cui ci si può alzare per sgranchirsi, bere dell’acqua o un caffè. Dopo 4 pomodori ci si concede una pausa più lunga (15-20 minuti) in cui si va a fare una passeggiata o si parla (non di lavoro!) con qualche collega. La tecnica del pomodoro è flessibile: alcuni preferiscono raddoppiare il tempo con fasi di 50 minuti e pause di 10, altri le sincronizzano con altri colleghi per fare insieme le pause. L’obiettivo è quello di suddividere il lavoro in fasi temporali per mantenere alta la concentrazione ed evitare di procrastinare o lasciarsi distrarre. La nostra mente infatti ha la capacità di concentrarsi per un lasso di tempo limitato e si focalizza su una cosa sola alla volta, questo vuol dire però che durante la fase di massima concentrazione dovremo evitare qualsiasi forma di distrazione: dovremo quindi mettere il cellulare in modalità “flight” e avvertire i colleghi delle fasi dei nostri pomodori.

Esistono sicuramente altre tecniche per prendersi delle “pause consapevoli” e ciascuno potrà trovare quella che si adatta meglio alle proprie necessità; ognuna comunque ci ricorda che non siamo “criceti sulla giostra”, ma individui in grado di scegliere quando rallentare, fermarci, riflettere, per poi ripartire con più energia e più consapevoli della nostra meta.

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