Ognuno di noi ha personalmente sperimentato quanto sia difficile dare seguito ai buoni propositi, in particolare a quelli fatti dopo le ferie. Settembre e gennaio sono statisticamente i mesi delle promesse a se stessi, ma anche qualche giorno lontani dal lavoro in primavera è utile a riaccendere il desiderio di migliorare qualche nostro aspetto.  

Personalmente ad esempio ho avuto sempre molta difficoltà a carburare la mattina ed ho sempre invidiato quei colleghi che al contrario arrivavano al lavoro già pieni di energia e spirito d’iniziativa. Mi dicevo che probabilmente la differenza era dovuta a fattori genetici, al diverso metabolismo, alla pressione sanguigna, poi un giorno ho letto un articolo che spiegava come usare le tecniche di respirazione per avviare al meglio la giornata. Il mio buon proposito è stato quindi quello di dedicare un po' di tempo subito dopo il risveglio alla corretta respirazione, ma dopo i primi giorni di iniziale entusiasmo ecco che sono apparse le prime resistenze: la necessità di anticipare la sveglia, meno tempo per preparare la colazione, il rischio di fare tardi al lavoro…insomma c’era sempre qualche buona scusa per rinunciare, così dopo solo qualche settimana il buon proposito è bello che seppellito nel dimenticatoio.

A distanza di qualche anno da quel primo tentativo oggi tutte le mattine, indipendentemente dagli impegni, dedico almeno 15-20 minuti alla respirazione diaframmatica e ad alcuni esercizi di risveglio muscolare che mi consentono di iniziare la giornata con una buona energia e con una sensazione positiva verso il nuovo giorno. Cosa ha determinato questo cambiamento? La lezione che ho appreso è che quando voglio perseguire un obiettivo importante (per me era aumentare l’efficacia personale e il mio benessere psico-fisico), è sicuramente necessaria una notevole forza di volontà e una forte motivazione al cambiamento, ma soprattutto sono necessari dei nuovi comportamenti ripetuti nel tempo (anche perché, come diceva Einstein: “follia è fare la stessa cosa e aspettarsi risultati diversi”).

Riuscendo a trasformare le singole azioni in abitudini, mettiamo a tacere la nostra mente giudicante (“stai solo perdendo tempo…, tanto non ce la fai…”), non pensiamo allo sforzo da compiere (è una routine come bere un bicchiere d’acqua appena svegli) e quasi senza accorgercene dopo poco tempo cominciamo a raggiungere dei risultati. In un circolo virtuoso i primi successi ci gratificano e ci motivano a perseverare nell’azione per raggiungere l’obiettivo finale.

Ma allora quali sono le giuste abitudini che un buon manager dovrebbe acquisire per aumentare la propria efficacia? Su questo tema ci viene in aiuto Stephen Covey con “The 7 habits for highly effective people”, tradotto erroneamente in “Le 7 regole per avere successo”. Gli “habits” possono essere considerate delle “regole di management”, ma ancora meglio come quei comportamenti virtuosi che se sono ripetuti nel tempo determinano cambiamenti importanti nell’efficacia personale e professionale. Analizziamo allora queste 7 buone abitudini che acquistano una rilevanza ancora maggiore se inquadrate nell’ottica di un manager consapevole delle proprie qualità e delle aree da migliorare e in grado di coinvolgere e responsabilizzare il proprio team.

• Abitudine 1 - Sii proattivo: un manager efficace è consapevole delle difficoltà e degli ostacoli che incontrerà nel raggiungimento degli obiettivi, ma invece di lamentarsi, riesce a trovare alternative, risorse ed alleati per espandere la propria area di influenza e raggiungere risultati importanti.
• Abitudine 2 - Comincia pensando alla fine: qui il manager efficace ha una visione chiara di ciò che vuole raggiungere, definisce il proprio contributo e chiarisce lo scopo e i risultati attesi, così che tutti i collaboratori possano attivarsi lavorando nella giusta direzione.
• Abitudine 3 – Dai precedenza alle priorità: la buona abitudine è quella di focalizzarsi sulle cose importanti senza lasciarsi schiacciare dalle urgenze. Il segreto dell’efficacia e dell’efficienza è quello di stabilire pochi obiettivi veramente importanti e di pianificare la settimana agendo ogni giorno in funzione della realizzazione di questi obiettivi.
• Abitudine 4 - Pensa vincere/vincere: il buon manager costruisce quotidianamente relazioni di fiducia con i colleghi, i collaboratori e i fornitori, stabilendo insieme a loro le rispettive aspettative e le conseguenze dei risultati.
• Abitudine 5 - Prima cerca di capire…poi di farti capire: il manager efficace utilizza l’ascolto empatico, fornisce frequentemente feedback puntuali ai propri collaboratori e crea un’ambiente di lavoro in cui i problemi sono evidenziati per essere analizzati e risolti insieme.
• Abitudine 6 - Sinergizza: il manager non suggerisce la soluzione migliore né cerca il compromesso, ma crea le condizioni affinchè le differenze nel team siano valorizzate per arrivare ad ulteriori alternative e soluzioni più efficaci.
• Abitudine 7 - Affila la lama: i manager efficaci sanno che i collaboratori non sono solo “risorse umane”, ma persone da conoscere nel profondo, che se sono messe nella condizione di esprimere le proprie capacità, passioni e potenzialità, sono in grado di offrire (spontaneamente!) un contributo eccezionale.

Le 7 abitudini sopra descritte sono tanto più difficili da adottare tanto più un manager ha per lungo tempo adottato comportamenti diversi ed ha magari addebitato gli scarsi risultati e i fallimenti al mercato, alla concorrenza o alla scarsa capacità e motivazione dei collaboratori. In questo caso è necessario che il manager sia capace di mettersi in discussione e sia in grado di acquisire quella consapevolezza che gli consenta di vedere le cose da una nuova prospettiva.

Una sfida ancora maggiore spetta ai manager delle aziende che hanno deciso di adottare la “trasformazione Lean”, cioè in cui la caccia agli sprechi e l’ottimizzazione dei processi rappresentano la base della quotidianità lavorativa. I manager di queste aziende o meglio i “lean leader” per essere veramente efficaci dovrebbero acquisire le seguenti buone abitudini:

• Andare “a Gemba” – devono cioè prendersi ogni giorno del tempo per osservare da vicino i processi fondamentali al fine di comprendere l’origine dei problemi e di conseguenza riuscire a prendere le più opportune decisioni.
• Evidenziare le criticità – in queste aziende i reparti produzione e gli uffici sono tappezzati di pannelli o di schermi digitali che riportano le performance dei vari indicatori confrontate con gli obiettivi (Visual Management), ma spesso i manager non si soffermano abbastanza sui dati anomali o situazioni non ordinarie che potrebbero rappresentare i primi sintomi di problematiche future più serie. In questo caso il rischio è che gli stessi collaboratori considerino questi segnali non importanti e sottostimino la situazione.
• Riunirsi ogni giorno con il team: i meeting più efficaci sono realizzati alla stessa ora, nello stesso posto e non durano più di 15-20 minuti. Sono svolti di fronte ai pannelli di Visual Management ed hanno l’obiettivo di condividere l’effetto delle azioni sulle performance ed evidenziare le criticità.
• Pensare in A3: in Toyota tutti i progetti, le proposte e i piani di Marketing vengono presentati e discussi di fronte ad un foglio di carta grande 29,7 cm di altezza e 42 cm di larghezza. Questa modalità, se ben utilizzata (vi assicuro imparare a realizzare un buon documento in A3 non è semplice), consente di focalizzare l’incontro su cosa è veramente importante e di prendere decisioni in breve tempo.
• Agire come un Coach: sappiamo che un buon “lean leader” non dirige i propri collaboratori chiedendo loro di eseguire la strategia o suggerendo le soluzioni ai problemi, ma sottoponendo le giuste domande per insegnare a “vedere i problemi” e spingerli a sperimentare le più opportune soluzioni per migliorare i processi.

Insomma un manager efficace, per affrontare al meglio le sfide sul lavoro, come un atleta professionista deve pianificare un programma di allenamento giornaliero a nuove buone abitudini. E proprio come un atleta, per raggiungere il massimo delle prestazioni, dovrà adottare anche l’abitudine di prendersi cura di sé, effettuando un allenamento fisico quotidiano personalizzato compensato dal giusto riposo: il tutto, oltre a migliorare la forma fisica, avrà il beneficio di abbassare lo stress del lavoro. 

Se il leader conosce il processo ed è dotato di una grande motivazione, potrà acquisire nuovi comportamenti manageriali in autonomia, ma se anche solo il pensiero di ripetere sistematicamente le attività descritte lo mette in ansia… probabilmente è arrivato il momento di rivolgersi ad un Business Coach.

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