Tra le iniziative prese dalle aziende in conseguenza del Corona Virus c’è il lavoro in remoto, che va oltre lo smart working in quanto viene chiesto ai collaboratori di lavorare da casa per l’intera settimana.

Per quanto mi riguarda sono ormai passati 7 anni da quando sono uscito dall’azienda e come libero professionista da allora mi capita spesso di lavorare da casa. I primi tempi non sono stati facili: abituato ad andare tutti i giorni in ufficio ed a considerare il ritorno a casa il momento per staccare la mente, ci ho messo un po’ per riuscire ad organizzarmi per bene.

Ho pensato quindi di mettere a disposizione un decalogo di suggerimenti utili a chi in questi giorni è costretto a lavorare da casa, avendo per di più in molti casi i familiari in giro.

1. ORGANIZZAZIONE

Avere più tempo a disposizione, non vuol dire riuscire ad essere più produttivi. Il rischio infatti è rappresentato dalle continue distrazioni in cui si rischia di cadere stando in un’ambiente di solito riservato al tempo libero. Con l’obiettivo di coniugare produttività e benessere personale, l’organizzazione della giornata in relazione agli impegni professionali e personali rappresenta un’attività prioritaria. Quando si lavora da casa è facile infastidirsi per le continue interruzioni da parte dei familiari che, abituati a vedervi a casa solo la sera e nel week end, non avranno nessuna percezione della necessità di non essere disturbati. Soprattutto per chi ha famiglia è importante definire fin da subito le responsabilità e i carichi individuali riguardo alle mansioni domestiche e ai figli, che a loro volta in questi giorni dovranno essere aiutati ad organizzare la giornata in funzione del loro piano di studio.

2. CREARE IL GIUSTO AMBIENTE

Create un vostro spazio di lavoro specifico. Se ne avete la possibilità sarebbe meglio allestire una stanza da dedicare temporaneamente ad ufficio con PC e stampante. Dovrà essere uno spazio che favorisce la concentrazione, privo cioè di distrazioni visive ed uditive, in cui riuscite a studiare, riflettere e a comunicare efficacemente col mondo esterno. Dopo aver definito le ore in cui non volete essere interrotti, vi suggerisco di preparare un cartello tipo camera d’albergo da mettere sulla porta con scritto “Non disturbare”, mentre, per evitare nervosismi coniugali, sul retro al posto di “Prego rifare la stanza”, sarà meglio scrivere qualcosa come… “Disponibile”.

3. CONSERVARE LE BUONE ABITUDINI

Anche se non andando in ufficio cambiano molte routine, il suggerimento è quello di mantenere quelle abitudini che alimentano il benessere personale. Va bene svegliarsi un po’ più tardi, ma anche se non vedrete nessuno è consigliabile evitare di rimanere in pigiama per l’intera giornata. Quella che i romani chiamavano “cura personae” vuol dire curare l’abbigliamento con abiti confortevoli e che ci facciano sentire bene, dedicare il giusto tempo ai pasti, preferibilmente da consumare a tavola, per gli uomini consiste nel farsi la barba quotidianamente e per le donne mantenere una “beauty routine”.

4. LA TECNOLOGIA

Se ci stavate pensando da un po’, ma non vi eravate ancora decisi, questo è il momento giusto per innalzare il livello tecnologico della vostra abitazione. Priorità assoluta va data alla velocità della connessione, soprattutto se il vostro lavoro comporta il dover caricare o scaricare documenti pesanti. Per fortuna sono oramai tante le zone dove è disponibile la fibra ottica veloce e superveloce che diventa una necessità considerando che contemporaneamente a voi avranno necessità di navigare in rete (con i loro dispositivi) il coniuge e i figli per lavorare, studiare o per vedere un film in HD. Un ulteriore aspetto da considerare è la qualità dei sistemi di collegamento in videoconferenza: in relazione alle necessità, oltre a Skype, una piattaforma molto versatile è Zoom, ottima anche per webinar e corsi didattici.

5. GLI OBIETTIVI

In questo caso non mi riferisco agli obiettivi di performance aziendali (KPI) che in molti casi dovranno essere pesantemente rivisti, ma degli obiettivi di produttività personale. Per alcuni sarà facile definire ciò che deve essere fatto entro quale scadenza, ma per molti altri, abituati a definire giorno per giorno il lavoro da fare nel momento di arrivare in ufficio o dal cliente, è necessario darsi degli obiettivi specifici con cui confrontarsi settimanalmente e giornalmente. L’obiettivo da raggiungere potrà riguardare il numero di clienti da contattare, le pagine di un documento da preparare o meglio ancora una nuova competenza da acquisire in un periodo in cui le attività legate al business si riducono. La novità in questo caso è che non ci sarà nessun altro se non voi stessi a monitorare quello che fate ed a verificare se avete o meno raggiunto l’obiettivo.

6. LA PIANIFICAZIONE

Una volta definiti gli obiettivi sarà necessario definire un’agenda con la pianificazione delle attività in funzione del loro raggiungimento. La differenza rispetto ad una normale pianificazione in ufficio è che nel piano settimanale e giornaliero dovrete inserire anche le attività domestiche e gli impegni familiari. E’ vero che dovendo limitare al massimo gli spostamenti avrete maggiore tempo a disposizione, ma non dobbiamo sottovalutare l’effetto negativo delle distrazioni domestiche. Per essere più produttivi suggerisco di dividere la giornata in blocchi temporali assegnando un’attività specifica ad ogni blocco. Giorno dopo giorno imparerete a migliorare l’assegnazione del giusto tempo per ogni specifica attività.

Questa è una delle rare occasioni in cui avrete la possibilità di non correre dietro le priorità degli altri. Avete l’opportunità di stabilire a quale parte del lavoro dedicarvi in funzione del vostro livello di energia fisica e mentale. Anche se di solito si è più produttivi durante la mattina, ognuno dovrà acquisire maggiore consapevolezza di quali sono le ore della giornata in cui rende di più e trarne vantaggio al momento di pianificare il lavoro: a cosa dedico la mattina quando sono ancora fresco e motivato? Cosa posso fare il pomeriggio quando so che mi arriverà un calo di concentrazione? Come regola generale è opportuno iniziare la giornata facendo una cosa che vi piace: alimenterà il vostro buonumore, la farete bene e vi darà la motivazione per le altre attività.

7. LE PAUSE

Dopo ogni sforzo fisico o mentale è necessario concedersi un momento di recupero. Per me è ormai diventata un’abitudine fare una pausa di 15 minuti a metà mattina, che utilizzo per distrarmi camminando per casa e mangiando frutta, ed un’altra a metà pomeriggio, quando insieme a mia moglie beviamo una rilassante tisana. Visto che siete a casa, finalmente vi potrete concedere anche una breve pennichella dopo pranzo senza dovervi nascondere da qualche parte, sapendo che dopo vi sentirete meglio e che il lavoro pomeridiano sarà più produttivo.

8. L’ATTIVITA’ FISICA

Il rischio maggiore in questi giorni di isolamento casalingo forzato è quello di impigrirsi fisicamente. Non essendo possibile al momento allenarsi in palestra o nuotare in piscina, come prima alternativa si può attrezzare una mini palestra casalinga. La cosa migliore è comunque fare attività fisica all’aria aperta: trovate il parco più vicino a cui dedicare un’ora al giorno per andare in bici, correre o camminare. Oltre a curare il benessere fisico, contribuirete a stimolare sensazioni positive a livello mentale.

9. LE RELAZIONI

L’uomo è un animale sociale ed anche con le dovute precauzioni rimane fondamentale continuare a coltivare i rapporti umani, non solo attraverso i social. Per chi ha famiglia, l’eccessiva contiguità può rappresentare motivo di incomprensioni, tensione e litigi con il coniuge o con i figli. Oltre ad una buona organizzazione e pianificazione sarà necessario stabilire nuove regole e buone abitudini comportamentali coltivando in maniera particolare una comunicazione basata sul rispetto, sull’ascolto e sulla collaborazione. Inoltre una passeggiata giornaliera di confronto con un collega e un caffè con un amico, consentono lo scambio di esperienze personali in una situazione mai sperimentata prima e di alleggerirsi con una dose di umorismo di fronte alle preoccupazioni.

10. CONOSCI TE STESSO

Infine un’indicazione che va oltre la sfera professionale. In un periodo in cui si è costretti a limitare le relazioni con gli altri, ne potrete approfittare per conoscervi un po’ di più. Potrebbe essere questo il momento opportuno per iniziare un percorso di crescita personale da soli, attraverso delle letture specifiche o con l’aiuto di un Coach (rigorosamente a distanza). Sfruttando il tempo disponibile potrete riflettere sulle cose che contano di più nella vostra vita, connettervi con i vostri bisogni, definire la vostra missione personale e professionale e immaginare un nuovo progetto da realizzare. Il fatto di focalizzarci su ciò che è sotto il vostro governo avrà come effetto una nuova energia positiva, una sensazione di benessere che vi proietterà automaticamente nel futuro, in cui sarà necessario per ognuno ripartire con le idee chiare ed un livello straordinario di consapevolezza ed energia.

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